PENANGANAN TAMU CHECK-IN /Prosedur penanganan check-in tamu rombongan

Prosedur Penanganan Check-in Tamu Rombongan

Berikut ini adalah prosedur penanganan check-in untuk tamu rombongan yaitu :
a. Tamu memasuki hotel dengan bis atau beberapa kendaraan disambut oleh doorman.
b. Trolley sudah siap di depan lobby.
c. kalau perlu, ada kendaraan untuk mengangkut barang.
d. Tambahan personal disiapkan, kalau perlu ada tambahan tenaga supervisor, manajer, dan security.
e. waktu menurunkan barang sebaiknya ada Security dan Tour Leader sebagai saksi jumlah barang.
f. tour leader ditemui dulu untuk diantar ke lobby, diajak duduk dan berbincang-bincang.
g. Semua tamu rombongan dipersilahkan duduk di lobby, launge atau tempat khusus yang tidak jauh dari Lobby untuk group check-in.
h. Welcome Drink sudah dipersiapkan di tempat kedatangan tamu. Jika meeting room dipakai untuk menyambut kedatangan tamu maka Welcome Drink juga dikirim ke meeting room tersebut
i. Bell Captain dan bellboy mengurus barang bawaan tamu untuk memasang luggage tag.
j. Pimpinan rombongan mengisi kartu registrasi, satu untuk satu rombongan.
k. Resepsionis memeriksa kartu registrasi dengan seksama, biasanya disertai dengan lampiran yang diketik rapi, yang menunjukkan alamat lokasi kamar.
l. Cara penyerahan kunci kamar yang praktis adalah dengan menyerahkan semuanya ke tour leader.
m. Bell Captain mengatur strategi ke bellboy untuk pendistribusian barang masing-masing tamu ke kamar masing-masing.
n. Tamu dipersilahkan masuk kamar masing-masing setelah diberitahukan nomor kamarnya dan mendapatkan kunci kamar masing-masing, bellboy membawakan barang bawaan mereka, khusus yang memerlukan diantar saja saat itu. jika tamu datang ke kamar terlebih dahulu, maka barang bawaannya akan dikirimkan kemudian.
o. Jika tamu diantar bellboy ke kamar melalui lift, maka tamu dipersilahkan masuk lift terlebih dahulu.
p. Setelah sampai di lantai yang dituju, tamu dipersilakan keluar terlebih dahulu baru bellboy menyusul di belakangnya.
q. Apabila jumlah tamu lebih dari 4 orang di dalam lift dan dirasakan sesak untuk membawa barang tamu dalamnya, maka bellboy mempersilahkan tamu untuk berangkat terlebih dahulu ke lantai tertentu, dan bellboy akan menyusul dengan menggunakan klip yang lain.
r. Sebelum memasuki kamar pintu kamar diketuk 3 kali.
s. bellboy menaruh barang di lluggage rack dan meletakkan kunci di panel.
t. Seorang bellboy yang baik harus bisa menerangkan terlebih dahulu segala fasilitas yang ada di dalam kamar, termasuk beberapa pelayanan yang bisa diberikan untuk tamu selama menginap di hotel.
u. Sebelum pergi, sekali lagi menjelaskan bahwa kunci ada di panel dan satu lagi di card holder amplop kunci diserahkan ke tamu.
v. Kembali ke bellboy station, mengisi errand card dan menyerahkannya ke Bell Captain.
w. Resepsionis mengubah status kamar dari vacant clean ke accupied dan pesan itu harus dikirim ke semua departemen terkait, biasanya housekeeping, reservation, sales office, dan GM Office. Jika hotel telah menggunakan sistem jaringan komputerisasi yang canggih maka jika ada informasi, akan langsung tersebar ke semua jaringan departemen secara otomatis dalam detik yang sama.
x. Cara lama, mungkin terjadi di beberapa hotel, semua data tamu akan dimasukkan secara manual ke rekening yang ditangani oleh front office cashier