Menganalisis Catatan dan Laporan Front Office

AKTIVITAS FRONT OFFICE

Materi ini mempelajari mengenai segala hal tentang front office. Materi pada bab ini akan menambah wawasan siswa mengenai cara membuat laporan front office dan catatannya.

Tujuan Pembelajaran

Setelah mempelajari materi ini, siswa diharapkan mampu memahami hal berikut :

1.     Memahami jenis-jenis front office

2.     Memahami catatan dan laporan front office

3.     Membuat laporan dan catatan front office

Front office merupakan bagian dalam struktur kerja hotel yang bertanggung jawab atas proses check-in dan check-out tamu. Dalam melaksanakann fungsi organisasi, front office department (department kantor depan) dipimpin oleh front office manager (FOM).

A.     Menyiapkan Catatan dan Laporan Front Office

Kantor depan atau front office merupakan cerminan dari kualitas hotel secara keseluruhan. Hal ini merupakan kesan pertama yang didapatkan dari tamu yang baru datang. Oleh karena itu, perlu adanya kesiapan, kesigapan dan ketepatan dalam berbagai hal yang diperlukan tamu.

Nama Perusahaan           : edotel SMKN 1 Pacet Nama Laporan                  : Laporan Neraca Percobaan Periode                               : Bulan 2 Tahun 2019 AKTIVA    AKTIVA LANCAR        KAS & BNK 01.1101               KAS                                                     0.00                                     0.00 01.1102               KAS FO                                               0.00                                     0.00 01.1103               BANK BNI                                          0.00                                     0.00 01.1104               BANK BRI                                          0.00                                     0.00 01.1105               CHEQUE (BG)                                    0.00                                     0.00       TOTAL KAS & BANK       PIUTANG                01.1201               TAGIHAN KAMAR                            0.00                                     0.00                01.1202               PIUTANG TRAVEL AGENT              0.00                                     0.00                01.1203               PIUTANG INSTANSI                         0.00                                     0.00                01.1204               CREDIT CARD                                   0.00                                     0.00                01.1205               UANG MUKA PEMBELIAN             0.00                                     0.00                01.1206               PIUTANG LAIN-LAIN                       0.00                                     0.00

 

 Contoh Laporan Front Office

1.     Jenis-jenis formulir front office

Bentuk formulir front office setiap hotel memiliki bentuk yang bermacam-macam, hal ini tidak ada masalah, yang terpenting memiliki fungsi yang sama. Penggunaan formulir tergantung pada kebutuhan masing-masing hotel. Beberapa jenis formulir yang digunakan pada front office adalah sebagai berikut :

a.     Registration Form

Registration form atau registration card merupakan kartu formulir pendaftaran yang digunakan untuk mencatat informasi tentang data diri tamu yang menginap pada saat kedatangan. Bentuk form registasi atau registration card bermacam-macam pada setiap hotel. Beberapa informasi yang terdapat pada registration card atau formulir, anatara lain sebagai berikut :

1)     Arrival date; merupakan tanggal kedatangan menurut catatan reservasi atau tanggal pada saat tamu tiba.

2)     Departure date; merupakan tanggal keberangkatan tamu.

3)     Number of room; merupakan jumlah kamar yang digunakan oleh tamu.

4)     Room type; merupakan jenis kamar yang digunakan oleh tamu.

5)     Daily rate; merupakan tarif harga yang berlaku ketika tamu melakukan check-in.

6)     Family/last/surname; merupakan nama belakang tamu/nama keluarga/marga tamu.

7)     First name; merupakan nama depan tamu.

8)     Advance deposit; merupakan uang muka ketika tamu tiba dan melakukan transaksi check-in.

9)     Folio number; merupakan nomor seri dari kartu registrasi.

10)  Company name; merupakan nama perusahaan. Perusahaan yang dimaksud adalah perusahaan yang menanggung seluruh pembiayaan selama tamu menginap.

11)  Address; merupakan alamat dari tamu. Apabila tamu menginap dengan biaya sendiri maka alamat yang tercantum adalah alamat tamu sendiri, sedangkan apabila tamu menginap dengan biaya perusahaan maka alamat yang tercantum adalah alamat perusahaan.

12)  Date of birth; merupakan tanggal lahir tamu yang menginap, hal ini penting guna memberikan pelayanan yang terbaik, misalnya pada saat tamu ulang tahun, mereka tinggal dihotel maka hotel dapat memberikan kado ulang tahun buat tamu.

13)  Passport/card number; merupakan nomor paspor atau kartu identitas tamu, untuk tamu asing maka sebagai kartu identitasnya menggunakan paspor, sedang tamu domestic, kartu identiasnya menggunakan KTP/SIM.

14)  Nationality; merupakan kebangsaan tamu.

15)  Place and date of issue; merupakan tempat dan tanggal dikeluarkannya kartu identitas milik tamu.

16)  Form of settlement; merupakan jenis pembayaran yang dilakukan oleh tamu. Berdasarkan jenis pembayaran, maka pembayaran dapat dilakukan sebagai berikut :

a)     Cash; merupakan pembayaran yang dilakukan oleh tamu secara tunai.

b)     Credit card; merupakan pembayaran yang dilakukan oleh tamu untuk menulis jenis kartu kredit, nomor seri kartu kredit, tanggal dikeluarkan, dan tanggal berakhirnya kartu kredit.

c)     Voucher; merupakan pembayaran yang dilakukan oleh tamu dengan menggunakan voucher yang dikeluarkan oleh agen perjalanan.

d)     Other; merupakan pembayaran yang dilakukan oleh tamu dimana ada pihak ketiga yang pembayarannya, misalnya menggunakan 

17)   Guest signature; merupakan tanda tangan tamu. Hal ini penting untuk memastikan bahwa tamu telah membaca dengan detil dan telah menandatangani formulir pendaftaran. Tanda tangan tamu adalah catatan vital untuk hotel sebab tanda tangan ini dapat dipergunakan sebagai Salinan untuk pembayaran tamu.

18)  Reception clerk signature; merupakan tanda tangan dari pihak resepsionis atau petugas hotel pada formulir pendaftaran.

19)  Supervisor/FOM verivid; merupakan tanda tangan supervisor atau FOM untuk diferifikasi.

b.     Guest card

Kartu Tamu dikeluarkan oleh penerima tamu untuk diberikan kepada tamu yang menginap sebagai bukti bahwa dia menginap di hotel. Guest card diberikan kepada tamu setelah kartu pendaftaran lengkap terisi. Informasi yang terdapat pada guest card dijelaskan kepada tamu untuk memastikan kembali bahwa pesannya sesuai dengan yang diharapkan tamu.

Informasi yang terdapat pada guest card adalah sebagai berikut :

1)     Name; adalah nama tamu yang menginap

2)     Room number; yakni nomor kamar tamu.

3)     Room rate; yaitu harga kamar tamu per malam

4)     Arrival date; yaitu tanggal kedatangan tamu

5)     Departure date; yaitu tanggal keberangkatan tamu

6)     Signature; yaitu tanda tangan tamu

Kegunaan dari guest card adalah :

1)     Sebagai identitas bagi tamu bahwa nama yang tercantum adalah tamu hotel, sehingga dapat menggunakan fasilitas yang tersedia di hotel.

2)     Jika hotel masih menggunakan kunci kamar konvensional, guest card digunakan untuk mengambil kunci kamar yang dititipkan.

3)     Untuk mengkonfirmasi transaksi pembayaran secara kredit pada kasir outlet yang terdapat di dalam hotel.

c.      Meal Coupon

Meal coupon merupakan kartu yang berfungsi untuk tamu supaya dapat melakukan kegiatan sarapan, namun tergantung jika hotel memberlakukan kebijakan harga kamar termasuk dengan makan pagi atau tidaknya.

d.     Welcome Drink Card.

                                              picture by : Google.com

Kartu minuman selamat datang diberikan bersamaan dengan penyerahan guest card. Saat menyerahkan kartu ini, petugas menyerahkan kartu ini, petugas menjelaskan cara penukaran dan bar, restoran atau café shop yang menyediakan pelayanan ini. Cara penyuguhannya tergantung pada aturan masing-masing hotel. Pada beberapa hotel, wlcome drink ini disajikam pada saat tamu melakukan pengisian kartu pendafaran.

e.     Guest slip

Guest slip merupakan slip yang berisi tentang identitas tamu beserta nomor kamar.

f.       Cash receipt

Cash receipt merupakan buku yang dipakai untuk mencatat semua transaksi yang meliputi penerimaan kas.

g.     Reservation Form

Reservation form merupakan formulir yang berfungsi untuk mencatat data yang dibutuhkan dari tamu terkait penerimaan kamar.

h.     Reservation Slip

Reservation slip merupakan bentuk mini dari reservation form yang selanjutnya akan disimpan pada reservation rack. Untuk memudahkan tamu, reservation slip di bedakan menjadi 4 warna, yaitu :

1)     Warna putih ditujukan untuk tamu biasa.

2)     Warna merah ditujukan untuk tamu VIP.

3)     Warna hijau ditujukan untuk tamu yang pesanannya melalui travel agent.

4)     Warna biru ditujukan untuk tamu yang kedatangannya secara kelompok atau rombongan.

i.       Reservation of Confirmation Letter

Surat konfirmasi pesanan (reservation confirmation letter) bisa berupa formulir cetakan dan ada juga yang diketik pada komputer dan kemudian dicetak untuk kemudian dikirim kepada tamu yang memesan kamar.

j.       Bellboy Errand Card

                     

Bellboy Errand Card merupakan kartu yang digunakan oleh bellboy untuk mencatat segala kegiatan yang berhubungan dengan penanganan barang tamu tiba, pindah kamar atau berangkat. Setelah kartu ini diisi, akan segera diberikan oleh bell captain yang selanjutnya akan dimasukan kedalam bellboy control sheet.

k.      Luggage Tag

                              

Luggage Tag merupakan tanda barang yang diletakkan pada barang bawaan tamu yang datang ke hotel untuk menghadiri tertukarnya barang.

l.       Baggage Claim Check

Baggage claim check merupakan kartu tanda bukti penitipan barang bawaan tamu untuk sementara waktu yang disimpan digudang penitipan barang (luggage store)

m.   Parking Valet Card

Kartu ini terdiri atas dua bagian, sau bagian akan diberikan kepada tamu dan satu bagian lagi digantungkan dikunci mobil tamu. Berfungsi untuk memudahkan pengambilan/pencarian kunci mobil.

n.     Change Room or Rate Form

Form yang digunakan jika tamu menginginkan perpindahan kamar. Keinginan perpindahan kamar biasanya dikarenakan AC kamar sebelumnya kurang dingin, ingin pindah ke tipe kamar yang lebih bagus, dan lain-lainnya. Formulir ini terdiri dari tiga lembar formulir yaitu :

-        Warna putih; diletakkan di arsip/registrasi formulir tamu

-        Warna hijau; diletakkan di pigeon hole department enginerring dan housekeeping.

o.     Sleep Out Form

Formulir ini merupakan jenis formulir yang diberikan kepada tamu yang menginap di hotel, tetapi pada waktu tertentu tidak tinggal di dalam kamarnya, tetapi barang bawaannya tetap berada di kamar. Penanganan yang dilakukan oleh resepsionis adalah sebagai berikut :

-        Menanyakan lamanya sleep out.

-        Menawarkan apakah kamarnya di double lock atau tidak.

-        Melapor kepada atasan.

-        Mengisi formulir sleep out.

p.     Miscellaneous Form

Formulir yang digunakan untuk penukaran mata uang asing (digunakan juga untuk semua pembayaran yang tidak menggunakan nomor bill).

q.     Paid Out Form.

Formulir ini merupakan formulir yang digunakan untuk tamu yang meminjam uang kepada hotel (khusus untuk tamu yang menginap di hotel saja).

r.      Rebate Form

Formulir ini digunakan pada saat terjadinya kesalahan/perubahan dalam tagihan.

s.      Bellboy Control Sheet

Formulir ini merupakan lembar atau fomulir pengawasan yang digunakan oleh bell captain untuk mencatat kegiatan bellboy selama penanganan barang tamu tiba, pindah kamar atau berangkat. Formulir ini diisi berdasarkan data dari bellboy errand card.

t.      Message Form

Formulir ini digunakan untuk mencatat setiap pesan tamu.

u.     Safe Deposit Box Card

Layanan safe deposit box adalah jasa penyewaan kotak penyimpanan harta atau surat-surat berharga yang dirancang secara khusus dari bahan baja dan ditempatkan dalam ruang khasanah yang kokoh, tahan bongkar dan tahan api untuk memberikan rasa aman bagi penggunanya.

v.      Guest History Card

Formulir ini merupakan catatan riwayat tamu hotel yang telah menginap di hotel tersebut dan digunakan untuk keperluan statistic.

w.    Foreign Exchange Form

Formulir ini merupakan suatu formulir yang digunakan apabila tamu menggunakan mata uang asing sebagai alat pembayarannya.

x.      VIP Daily List

Formulir ini merupakan data tamu-tamu khusus VIP (very importance person).

y.      Today Expected Arrival List

Formulir ini merupakan daftar yang menyajikan informasi tentang tamu-tamu yang diharapkan tiba pada hari tertentu. Dengan adanya formulir ini petugas penerima tamu akan mempersiapkan kamar-kamar untuk tamu yang memiliki reservasi dan diharapkan tiba pada hari itu serta nomor-nomor kamar yang dapat dijual untuk tamu tanpa reservasi (walk in guest).

z.      Arrival List

Arrival list merupakan daftar tamu.

aa.  Guest in House List

Guest in house list merupakan daftar sejenis akomodasi, baik milik perorangan maupun perusahaan yang diperuntukkan untuk tamu yang akan menginap, dan biasanya memiliki seorang penjaga rumah khusus untuk tamu tersebut.

bb.  Departure List

Departure list merupakan daftar keberangkatan tamu.

cc.   No Show List

No Show List merupakan tamu yang sudah melakukan pemesanan kamar/reservasi, tetapi tidak datang pada waktu yang telah ditentukan.

dd.  Cencellation List

Cencellation List merupakan daftar pembatalan reservasi bisa disebabkan karena adanya perubahan jadwal.

ee.  Group Rooming List

Group Rooming List merupakan daftar jumlah kamar yang akan digunakan oleh suatu grup yang akan nginap di suatu hotel.

ff.     Courtesy Call List

Courtesy Call List merupakan suatu cara dalam berkomunikasi melalui media telepon yang dilakukan dengan tata cara yang benar dan tepat (appropriate manner).

gg.  Onward Reservation Form (for hotel chain)

Onward Reservation Form merupakan formulir pemesanan kamar.

hh.  Incognito/full Incognito Forms

Incognito adalah tamu yang menginap di hotel yang keberadaannya ingin dirahasiakan, hal ini merupakan keinginan dari tamu itu sendiri.

ii.      Fruit/Flower Requisition Form

Fruit/Flower Requisition Form merupakan formulir reques atau keinginan tamu akan permintaan tamu akan permintaan bunga atau buah-buahan untuk ditempatkan dikamarnya. Hal ini berarti housekeeper harus segera menyiapkan rangkaian buah dan bunga di kamar tamu penting sebelum tamu tiba di kamarnya.

jj.     Guest Birthday Form

Guest Birthday Form merupakan salah satu fasilitas hotel apabila tamu ingin merayakan ulang tahun di hotel.

kk.   Towel Form (for swimming fool)

Towel form merupakan fasilitas hotel untuk meminta handuk pada saat tamu ingin berenang.

ll.      Taxi Card

                     Taxi card merupakan kartu yang dapat digunakan untuk menggunakan transportasi      
                     umum yaitu taksi.