Peralatan yang digunakan untuk sistem hotel semi otomatis
1. Front office counter
Counter adalah meja panjang yang digunakan untuk
menerima kedatangan tamu dan tempat menyimpan sebagian peralatan dan
perlengkapan kantor depan.
2. Room rack/rak status kamar
Dalam sistem operasional hotel semi otomatis, room rackberfungsi
untuk mengetahui setiap saat status kamar. Room rackini disusun
berdasarkan no kamar dan lantai kamar. Untuk mengetahui status kamar maka
digunakan kode warna merah untuk kamar yang occupied (dihuni), serta
diberi tanda kertas kecil (room rack slip/guest slip) yang akan diselipkan
pada room rack untuk mengetahui data tamu yang menginap. Warna kuning
menunjukkan kamar yang vacant dirty yang artinya kamar tersebut
kosong dan masih kotor sehingga belum bisa dijual, warna bening untuk kamar
yang bisa dijual atau available room. Status kamar lainnya seperti sleep
out, out of order, occupied no luggage akan diberi tanda dengan
menyelipkan slip/kertas kecil yang bertuliskan status SO(Sleep out), OOO(Out
Of Order),OOS (Out of Service), atau ONL (Occupied No Luggage).
3. Information rack
Rak informasi berguna untuk mengetahui nama tamu yang
menginap di hotel, penyusunan rak ini berdasarkan alpabet nama tamu. Ketika ada
tamu yang check in, maka akan dibuatkan guest slip yang
diselipkan pada room rack dan information rack. Rak ini
biasanya terdapat di bagian telepon operator danhousekeeping/tata graha.
4. Reservation rack/rak pemesanan kamar
Rak pemesanan kamar berada di bagian reservasi. Rak ini
adalah tempat untuk menempatkan reservation slip. Penyusunan rak ini
berdasarkan tanggal kedatangan tamu menginap di hotel serta jenis tamu.
5. Key and Mail rack/rak kunci kamar dan
surat
Rak ini berfungsi untuk menyimpan kunci kamar dan pesan
untuktamu. Key & mail rack ini sudah jarang ditemukan pada hotel
yang besar dan hotel yang menggunakan sistem komputer. Hal ini dikarenakan
jarang digunakannya kunci pintu kamar manual, tetapi menggunakan kunci yang
berbentuk kartu (key card/ving card) sehingga tidak memerlukan tempat
khusus untuk menyimpannya. Begitu juga untuk penyimpanan surat atau pesan untuk
tamu tidak memerlukan tempat khusus karena setiap ada pesan/surat untuk tamu
akan dihubungi ke kamar atau diantar ke kamar.
Peralatan yang digunakan untuk sistem hotel
otomatis/komputer
1. Komputer
Di zaman yang sudah canggih ini, penggunaan komputer sangat
penting karena komputer mempunyai kelebihan dibandingkan dengan sistem manual
atau semi otomatis. Kelebihannya antara lain data yang ada lebih
akurat, waktu penyimpanan data yang lebih lama, dan pengaksesan data yang lebih
cepat. Sistem operasional hotel computer yang digunakan banyak jenisnya
tergantung pada kebutuhan hotel, seperti contoh banyak hotel yang
menggunakan sistem Maxial, Fidelio/Micros, Hotel Pro, Realta, HIS
dsb.
2. Bill rack
Rak untuk menyimpan tagihan tamu beserta supporting
bill (bon pendukungnya. Rak ini disusun berdasarkan nomor kamar tamu.
3. Safe deposit box
Safe deposit box/kotak tempat menyimpan barang berharga
milik tamu, seperti passpor, dokumen, perhiasan, uang dll. Fasilitaspenyimpanan
ini tidak dikenakan biaya jika tamu tersebut menginap di hotel. Apabila tidak
menginap di hotel maka akan dikenakan biaya penyewaan yang besarnya tergantung
dari lamanya penyewaan safe deposit box. Safe deposit box ini
terletak tidak hanya di dekat counter Front Office, tetapi umumnya
juga tersedia di dalam kamar.
4. Paging board
Paging board adalah papan yang digunakan untuk
mendapatkan
tamu di sekitar lobby atau di restoran, apabila ada tamu
yang mencarinya atau ada sambungan telepon untuknya, perlengkapan
pendukung paging board yaitu bel yang berfungsi untuk menarik
perhatian tamu.
5. Pigeon Hole
Berguna untuk menyimpan surat/memo untuk internal hotel,
segala surat yang didistribusikan ke bagian kantor depan akan disimpan di rak
ini yang kemudian akan dibaca oleh seluruh petugas kantor depan sebagai
informasi terkini.
6. Telephon
Telepon berfungsi sebagai alat komunikasi bagi seluruh staf
dalamhal berkoordinasi untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan tamu.
7. Fax machine/mesin fax
Fax merupakan salah satu alat komunikasi yang penting
digunakan di hotel, karena pada masa sekarang ini media/alat bisnis yang paling
sering digunakan dan relatif murah adalah dengan meggunakan mesin fax. Fax ini
akan menerima salinan surat yang dikirim oleh si pengirim persis sama dengan
surat yang dibuatnya.
8. Key drop box
Ketika tamu tidak berada di kamarnya sebaiknya ia menitipkan
kunci
kamar di bagian reception untuk menghindari
kehilangan serta diketemukannya
kunci oleh orang lain. Key drop box ini berupa kotak
yang
berada di counter dan diberi lubang kecil untuk
memasukkan kunci yang
dititipkan.
9. PABX
PABX (Private Automatic Branch Exchange) adalah alat utama
yang digunakan di bagian operator telepon. Alat ini berupa telepon yang terdiri
dari tombol-tombol serta dilengkapi denganhead set dan pengeras suara
untuk menerima sambungan telepon masuk atau melakukan sambungan keluar hotel.
10. Luggage
trolley
Lugagge troley digunakan oleh porter/bellboy yang
berfungsi untuk membawa barang bawaan tamu yang jumlahnya relatif banyak. Ada
beberapa macam trolley yang dikenal denganbellhop, president, gemini.
11. Key
encoder machine
Alat ini berguna untuk memprogram kunci kamar. Cara
penggunaan alat ini dengan memasukkan nomor kamar dan masa berlakunya kunci
yang biasanya diprogram sampai dengan tanggal keberangkatannya. Alat ini dapat
membuat kunci kamar duplikat jika tamu yang berada di kamar lebih dari satu
orang. Jenis kunci yang dipergunakannya adalah kunci yang berbentuk kartu yang
juga bisa di program beberapa kali untuk tamu yang berbeda.
12. Credit
card imprinter
Adalah alat untuk mencetak data yang ada di kartu kredit,
seperti nama tamu, nomor kartu, dan masa berlakunya kartu. Pada era sekarang
ini penggunaan alat ini sudah jarang karena digunakannya Electronic Data
Capture (EDC) machine sebagai pengganti fungsi credit imprinter ini.
Namun, alat ini digunakan jika jalur/line EDC machine mengalami
kerusakan.
13. EDC
(Electronic Data Capture) machine
Berfungsi untuk mencetak kartu kredit tamu, jika pembayaran
yang digunakan kartu kredit. Apabila dana yang diminta hotel disetujui oleh
pihak bank, bank akan memberikan nomor persetujuan yang akan tertera pada slip/kertas
kartu kredit. Jika bank tidak menyetujui, maka akan terlihat tulisan pada
display EDC seperti expired card/kartu sudah tidak berlaku atau do
not honour yang disebabkan tagihan kartunya melebihi batas yang ditentukan
oleh bank.
Formulir Yang di Gunakan Pada Kantor Depan
Penggunakan formulir di bagian kantor depan hotel tidak
harus sama bentuknya di hotel. Namun, kolom atau data yang ada di dalam
formulir tidak terlalu berbeda. Ada formulir yang digunakan di hotel satu namun
tidak digunakan di hotel lainnya. Dengan kata lain penggunaan formulir tergantung
kebutuhan hotel masing-masing. Formulir yang umumnya terdapat di bagian kantor
depan:
1. Registration form
2. Guest card
3. Meal coupon
4. Welcome drink card
5. Guest slip
6. Cash receipt
7. Reservation form
8. Reservation slip
9. Reservation of confirmation letter
10. Bellboy
errand card
11. Luggage
tag
12. Baggage
claim check
13. Parking
valet card
14. Change
room or rate form
15. Sleep
out form
16. Miscellanous
form
17. Paid
out form
18. Rebate
form
19. Bellboy
control sheet
20. Message
form
21. Safe
deposit box card
22. Guest
history card
23. Foreign
exchange form
24. VIP
daily list
25. Today
expected arrival list
26. Arrival
list
27. Guest
in house list
28. Departure
list
29. No
show listCancellation list
30. Group
rooming list
31. Courtessy
call list
32. Onward
Reservation Form (for Hotel chain)
33. Incognito/Full
Incognito Forms
34. Fruit/Flower
Requisition Form
35. Guest
Birthday Form
36. Towels
Form (for Swimming Pool)
37. Taxi
Card
Tidak ada komentar:
Posting Komentar