PENANGANAN TAMU CHECK-IN /prosedur penanganan check-in tamu VIP

Prosedur Penanganan Check-in Tamu VIP

check-in untuk tamu penting yang biasa disebut dengan singkatan VIP (very important person) dilakukan sedikit berbeda dengan check-in yang biasa. Tamu VIP adalah orang yang dianggap penting oleh pihak hotel, antara lain misalnya kepala negara, menteri, pimpinan perusahaan pelanggan, owner Hotel. Check-in akan dilakukan secepat mungkin. Bila tamu sudah melakukan pemesanan sebelumnya maka form registrasi sudah disiapkan terlebih dahulu. Data diambil dari hasil koresponden saat pemesanan kamar atau bisa juga diperoleh dari ajudan tamu tersebut. Biasanya pimpinan pemerintahan akan mengutus ajudannya terlebih dahulu untuk melakukan pemesanan kamar. Dengan demikian maka tamu hanya akan tanda tangan saja ketika sampai di counter front desk.

a. Registrasi Check-in Tamu VIP.

beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam registrasi check-in tamu VIP adalah sebagai berikut :
1) guest card dan key card sudah siap sebelum tamu datang.
2) mencocokkan nama tamu dengan data di reservasi.
3) Memastikan welcome card dan fruit basket sudah ada di kamar . Ada juga hotel yang memberikan coklat atau minuman (spirit) sebagai amenities untuk VIP.
4) registrasi dilakukan di kamar dan kartu identitas paspor atau KTP dan ada juga dari protokolnya.
5) kupon sarapan dan kupon lainnya sudah dijadikan satu di guest card, kemudian guest relation officer (GRO) diminta untuk mengantar tamu sampai ke kamar, GRO memberikan guest card kemudian sambil menyebutkan nomor kamarnya.
6) mengucapkan selamat beristirahat dan magic words.
7) jika GRO mengantar sampai ke kamar, maka GRO menunjukkan cara membuka pintu dan mempersilahkan tamu masuk terlebih dahulu.
8) bellboy akan membawa barang bawaan tamu serta membukakan pintu tamu..
9) Setelah pintu dibuka, GRO meletakkan kunci di panel power yang memungkinkan semua electric power terbuka bisa menyala dan berfungsi semua mulai dari lampu, TV, jam alarm radio, AC dan perangkat elektronik lainnya.
10) bellboy menata barang di luggage rack dengan rapi.
11) GRO menerangkan kegunaan beberapa peralatan serta fasilitas yang tersedia di kamar.
12) memberi kesempatan tamu untuk menanyakan yang kurang jelas, dan menawarkan tamu jika ada hal lain yang perlu dikerjakan GRO maupun bellboy.
13) GRO kembali ke GRO dan mengisi keterangan bahwa tamu sudah check in.
14) bellboy kembali ke konter dan mengisi errand card. Setelah selesai, menyerahkannya ke Bell Captain sebagai laporan bahwa tugas check-in telah dilakukannya.
15) resepsionis memastikan bahwa kamar tersebut statusnya sudah berubah dari vacant clean ke occupied. menyiapkan Bill, memberi keterangan tentang special request atau pesanan khusus bagi tamu tersebut ke Departemen terkait misalnya. ada pesan atau surat disampaikan ke concierge, meminta tambahan air mineral disampaikan ke housekeeping, tamu tidak mau turn down Diberitahukan kepada HK tamu meminta menu restoran, diteruskan kepada F&B, pesan taksi waktu check-out pesan disampaikan ke concierge, tamu meminta wake up call, ditindaklanjuti ke operator dan seterusnya.
16) pada hotel yang belum sistem komputer, dilanjutkan mengisi rack slip, Jika perlu balancing room lagi.

b. Laporan di bagian resepsi

Laporan yang dibuat oleh resepsi pada umumnya di setiap hotel sama, laporan ini akan menjadi sumber bagi FOM (Front Office Manager) untuk membuat perencanaan dan keputusan yang berkaitan dengan memaksimalkan pendapatan kamar. Laporan ini biasanya dibuat oleh resepsi yang bertugas malam yang kemudian diserahkan kepada night auditor untuk diperiksa apakah sudah sesuai dengan catatan kejadian pada hari ini. laporan yang dibuat berupa laporan tingkat hunian kamar atau room sales recapitulation. Laporan ini berguna untuk melihat Berapa persentase tingkat hunian kamar dan pendapatan yang diperoleh dari kamar, dengan menggunakan rumus sebagai berikut :
1) persentase tingkat hunian kamar yang diisi oleh seorang tamu:
    total room sold/payable : total room available X 100%
2) persentase tingkat hunian kamar yang diisi oleh 2 orang tamu :
    total guest - total room sold : total room sold x 100%
3) rata-rata harga kamar per orang
    Total Room revenue : total guest