PENANGANAN TAMU CHECK-IN INDIVIDU/Tata Cara Penanganan Check-in Tamu Individu

Tata Cara Penanganan Check-in Tamu Individu

Prosedur atau tahapan penanganan check-in untuk tamu perorangan (individu) adalah sebagai berikut:

a. Tamu yang Datang di Hotel

Ketika kendaraan tamu memasuki halaman hotel maka akan disambut oleh seorang doorman untuk membukakan pintu menyampaikan selamat datang dan menawarkan untuk menurunkan barang bawaan dari bagasi mobil. Setelah ada persetujuan dari tamu akan meminta bellboy untuk menurunkan barang tamu dari mobil dan disimpan di atas luggage trolley sampai ke depan pintu utama hotel. Namun, ada pula barang bawaan tamu yang diletakkan di dekat resepsionis counter sambil menanti tamu untuk melakukan registrasi . Tamu sering mencari barangnya seperti paspor, tanda pengenal diri sampai uang serta barang penting lainnya, dan biasanya ada di salah satu tas yang dibawakan oleh seorang bellboy.

b. Mengarahkan/Mengantar Tamu ke Front Desk.

BellBoy akan mengarahkan atau mengantar tamu ke reception counter atau front desk. Setelah tiba di konter, tamu akan disambut oleh resepsionis. Penyambutan resepsionis diharapkan seramah mungkin dengan ucapan selamat datang dan menawarkan bantuan. alangkah lebih baik apabila seorang resepsionis tersenyum kepada tamu. Resepsionis akan menanyakan beberapa pertanyaan di antaranya sebagai berikut :
1. Apakah kamu sudah melakukan pemesanan kamar atau belum?
2. Apakah reservasi yang dilakukan itu melalui perusahaan atau biro perjalanan?

Jika kamu menyatakan telah melakukan pemesanan kamar sebelumnya maka resepsionis akan mencari data tentang pemesanan yang telah dibuat untuk mempercepat proses check-in.

c. Menanyakan tentang reservasi

Jika tamu sudah melakukan pemesanan kamar, maka petugas reservasi akan memastikan pemesanan kamarnya dan melihat metode pembayarannya. jika pembayaran yang menjadi tanggung jawab perusahaan maka petugas akan menanyakan surat jaminan yang berupa guarantee letter (GL) atau travel agent voucher.

d. mengisi registration form

Registration form diisi dengan cara meminjam identitas tamu, dapat berupa paspor, KTP atau SIM

e. guest card dan key card

menyiapkan guest card dan Key Card dan menerangkan check out time dan beberapa fasilitas kepada tamu.

f. Meal coupon

memberikan kupon sarapan dan lain-lainnya apa kegunaannya kepada kamu.

g. Magic Word

resepsionis mengucapkan selamat beristirahat kepada tamu.