Istilah-Istilah dalam Pemesanan Kamar Hotel

Sebagai petugas hotel tentunya harus mengenal dan tahu hal-hal yang berkaitan dengan istilah yang selalu dipakai di hotel terutama dalam pemesanan kamar hotel. Berikut ini akan saya share istilah-istilah yang berkaitan dengan pemesanan kamar, selamat menyaksikan.

setelah melihat video di atas , sebagai bahan evaluasi tolong kerjakan latihan soal berikut ini!


https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSdjDFDAErVhXDVHNR16M3g5e8umqybBs5shcXHc8w92MGej6w/viewform

Pengantaran ke kamar

Pengantaran ke kamar untuk tamu VIP dilakukan oleh guest relation officer (GRO) sedangkan tamu bukan VIP biasanya oleh bellman dengan membawakan barang bawaan tamu. Bisa juga tamu pergi ke kamar
terlebih dahulu, baru barang bawaan tamu diantarkan ke kamar oleh bellboy.Pengantaran tamu VIP dilakukan oleh GRO dengan cara mendampingi tamu menuju lokasi kamar, karena tamu belum tentu tahu dan terbiasa dengan sistem lokasi serta penomoran kamar di hotel tersebut. Misalnya tamu akan menempati kamar 1207, logikanya itu berada di city hotel dengan tipe bangunan berupa multi storey building atau bangunan bertingkat (setidaknya berlantai 12). Kamar 1207 artinya berada di tingkat atau lantai 12. Seorang pengantar yang baik akan menanyakan keadaan tamu, bagaimana perjalanan tamu dari tempat asalnya menuju ke hotel tersebut atau hal hal situasional lainnya yang memberikan kesenangan bagi tamu, atau ada kesan bahwa staff benar benar memperhatikan tamu. Istilah khusus untuk itu disebut sebagai taking care of the guest.

Ketika memasuki lift, GRO mempersilakan tamu terlebih dahulu, jika sudah sampai di lantai yang dituju, tamu dipersilakan untuk turun atau keluar duluan. Demikian juga ketika akan memasuki kamar tamu, setelah GRO menunjukkan cara membuka kamar. Setelah pintu terbuka, tamu dipersilakan masuk lebih dahulu baru GRO, setelah itu GRO menawarkan untuk menjelaskan fasilitas kamar dan benefit tamu sesuai dengan kamar hotel yang dipilih. Setelah melakukan itu semua, GRO pamit dan mengucapkan selamat istirahat kepada tamu, dengan satu pesan, jika tamu sewaktu waktu memerlukan bantuan bisa menghubungi nomor tertentu, yang ditunjukkan oleh GRO.

Jika tamu tidak mau diantar karena terburu buru atau tamu sudah sering datang ke hotel tersebut dan lokasi kamar yang hendak dituju sudah tidak asing lagi, maka reception tetap mengucapkan selamat istirahat, atau semoga menikmati selama tinggal di hotel, dan memberikan kunci dalam amplop atau kartu khusus, beserta kupon, baik voucher untuk welcome drink, sarapan maupun diskon khusus di outlet tertentu di hotel.

Pengantaran secara khusus bisa juga dilakukan, oleh seorang General Manager atau Executive Assistant Manager. Biasanya hal itu untuk tamu khusus atau penting seperti CEO grup perusahaan itu, owning company, VVIP atau orang tertentu yang mempunyai kekerabatan  dekat dengan bisnis hotel tersebut. Pengantaran oleh General Manager atau Executive Assistant Manager tetap didampingi oleh GRO yang membawakan kunci dan berbagai voucher. Ada satu perkecualian untuk pengantaran yang dilakukan sendiri oleh seorang pimpinan tanpa GRO, yaitu jika yang diantar tersebut adalah orang penting dan mempunyai hubungan dekat dengan pimpinan itu.

Periode in-house

Periode in-house adalah masa selama tamu tinggal di hotel ada banyak hal yang perlu diperhatikan dan ditangani oleh staf bagian front office. Berikut adalah aktivitas dan pelayanan tamu yang terkait dengan departemen front office.

a. Tamu pindah kamar(change of room or rate ) :alasan tamu pindah kamar kemungkinan disebabkan karena tamu menginginkan fasilitas, lokasi kamar yang berbeda, berubahnya jumlah tamu yang menginap di kamar, ataupun adanya keluhan yang berhubungan dengan kamar dsb.Prosedur yang harus dilakukan jika menangani tamu pindah kamar adalah:

Reception menanyakan alasan tamu pindah kamar

Jika memungkinkan mencari kamar penggantinya, usahakan kamar yang tidak terlalu jauh dari kamar sebelumnya

Melapor ke bagian housekeeping & engineering jika terjadi kerusakan kamar

Menghubungi bellboy jika tamu memerlukan bantuan pemindahan barang bawaan

Mengisi formulir change of room or rate

Mendistribusikan change of room or rate ke departemen lain .

b. Tamu sleep out adalah tamu yang menginap di hotel tetapi pada waktu tertentu tidak tinggal di dalam kamarnya, jika tamu sleep out artinya barang bawaannya tetap berada di kamar, berapa besar harga kamar yang akan dikenakan tergantung dari hotel, namun biasanya akan dikenakan biaya harga kamar penuh (sesuai dengan harga semula), penanganan yang dilakukan oleh reception yaitu dengan cara menanyakan lamanya sleep out, menawarkan apakah kamarnya di double lock atau tidak, kemudian melapor kepada atasan dan mengisi formulir sleep out form. 

Sleep out

c. Incognito adalah tamu yang menginap di hotel sesuai dengan permintaannya ingin keberadaaanya di hotel di rahasiakan, oleh karena itu jika ada tamu yang mencarinya baik melalui telepon atau datang langsung maka seluruh staf hotel mengatakan bahwa tamu ersebut tidak menginap di hotel, agar keberadaan tamu di hotel tidak diketahui, ada cara yang digunakan dalam penulisan nama di sistem komputer dengan cara memberi tanda tertentu seperti (*) pada nama tamu .

d. Privacy/Do not disturb adalah tamu yang menginap di hotel sesuai dengan permintaan dan alasan tertentu tidak ingin orang lain mengganggu dirinya, hal ini berlaku untuk staf hotel ataupun tamu yang mencarinya, pada sistem komputer jika tamu tidak ingin diganggu maka sambungan telepon yang masuk ke kamarnya akan menyambung ke bagian operator telepon. 

e. Pelayanan safe deposit box adalah pelayanan penyimpanan barang berharga milik tamu yang disimpan di dalam brankas yang terdapat di area reception, pelayanan ini diberikan secara gratis untuk tamu yang menginap. Setiap tamu ingin menggunakan fasilitas ini, maka akan dicatat pada formulir safe deposit card. 

Penanganan perubahan, pembatalan, dan pemesanan kamar yang tamunya tidak datang tanpa pemberitahuan

Ada banyak hal yang terjadi pada proses check-in ataupun check-out di hotel.  Hal-hal tersebut di antaranya adalah sebagai berikut :

                                          Photo : edotel SMKN 1 Pacet

A Perubahan Pemesanan Kamar (Amandement of Reservation).

Perubahan pemesanan kamar adalah perubahan yang terjadi pada waktu pemesanan kamar sebelum kedatangan tamu di hotel, perubahan ini dilakukan dengan alasan tertentu perubahan pemesanan ini dapat berupa hal berikut ini:

1.     Perubahan tanggal kedatangan dan keberangkatan.

2.     Perubahan jenis kamar

3.     Penambahan atau pengurangan jumlah tamu dan jumlah kamar.

4.     Perubahan harga.

Apabila hal diatas terjadi maka langkah yang seharusnya dilakukan oleh petugas reservasi adalah sebagai berikut:

1.     Mengambil data pemesanan yang telah dilakukan

2.     Mengisi perubahan pada formulir Change of reservation atau amandement reservation.

3.     Membuat perubahan pada tabel pemesanan kamar.

4.     Membuat perubahan pada pemesanan kamar.

5.     Menyimpan pada arsip sesuai dengan perubahan pada tanggal tiba yang baru.

B Pembatalan Pemesanan Kamar (Cancellation of Reservation).

Pembatalan pemesananKamar merupakan terjadinya pembatalan terhadap pemesanan kamar yang telah dilakukan sebelum waktu kedatangan di hotel, kemudian Hotel akan memberikan kode/nomor pembatalan reservasi kepada tamu sebagai bukti bahwa telah terjadi pembatalan. Di beberapa hotel yang tingkat hunian kamarnya tinggi, akan menetapkan Peraturan jika pembatalan kamar terjadi setelah jam 18.00 maka Advance payment for reservation akan dipotong 50%. Jika terjadi perubahan pemesanan kamar maka petugas reservasi akan melakukan hal-hal sebagai berikut:

1.     Mengambil data pemesanan kamar yang telah dilakukan

2.     Menanyakan alasan pembatalan kamar serta mengisi formulir pembatalan dengan lengkap.

3.     Mencoret slip pemesanan kamar.

4.     Hapus data pada tabel pemesanan kamar.

5.     Simpan kembali pada arsip.

C. Penanganan Pemesanan Kamar Tetapi Tidak Jadi Datang (No Show)

Nose adalah tamu yang telah memiliki pemesanan kamar, namun tidak datang tanpa pemberitahuan sebelumnya kepada pihak hotel. Prosedur yang harus dilakukan jika terjadi no show adalah sebagai berikut:

1)     Rack Slip harus disimpan untuk menjaga kemungkinan akan datang/pada hari berikutnya.

2)     Berdasarkan rack slip atau buku harian, data dihapus/ dikeluarkan dari tabel pemesanan kamar.

3)  Apabila sudah ada jaminan pembayaran, maka deposit tersebut akan diambil untuk menutupi penjualan.

4)     Jika mereka datang esok harinya, bila ada kamar, bisa diberikan. Tetapi kalau kamar penuh, usaha akan mendapatkan kamar lain.     

5)   Jika memungkinkan diberi kamarnya maka sebaiknya akan ditambah atau diperbaikiharga buku harian dan dikembalikan ke dalam tabel sesuai dengan lamanya tinggal serta data dalam korespondensi diubah sesuai dengan tanggal kedatangan.

6)    Bila pemesanan kamar dilakukan oleh salah satu sumber maka sumber yang bersangkutan segera diberitahukan bahwa klien nya no show.

7)  Apabila sudah ada jaminan pembayaran, maka deposit tersebut akan diambil untuk menutupi penjualan.

Peraturan Menginap di Hotel

Beberapa peraturan menginap di Hotel, antara lain seperti berikut :

a.   Format waktu yang digunakan adalah format waktu setempat hotel. GMT + 07.00 untuk Waktu Indonesia Barat (WIB), misalnya.

b.     Jam check-in mulai pukul 14.00 dan jam check out pukul 12.00 siang.

c.  Usia minimum yang diperkenankan melakukan reservasi adalah 17 tahun. Tamu dengan usia dibawah 17 tahun diharuskan untuk didampingi minimal 1 orang dewasa. Pada waktu check-in tamu diwajibkan untuk menunjukkan kartu identitas atau paspor yang masih berlaku. Hotel berhak untuk melakukan pengecekan Identifikasi, dan berhak menolak tamu yang tidak memiliki identitas disertai foto yang masih berlaku.

d.     Tamu yang berhak mengkonsumsi minuman beralkohol harus berusia 21 tahun. Kamu diwajibkan menunjukkan kartu identitas atau paspor yang masih berlaku.

e.     Reservasi dibuat hanya berdasarkan tipe kamar yang tersedia. Permintaan untuk jenis tempat tidur (satu tempat tidur tempat tidur) harus disebutkan pada waktu melakukan reservasi. Pemenuhan permintaan jenis tempat tidur tidak dapat digantikan sebelum kedatangan dan akan disesuaikan dengan ketersediaan pada saat tamu check in.

f.   Hotel memiliki kamar terhubung dengan jumlah yang terbatas. Harap mengajukan permintaan pada waktu melakukan reservasi. Pemenuhan permintaan ini tidak dapat di janjikan sebelum kedatangan dan akan disesuaikan dengan ketersediaan pada saat tamu check in.

g.    Pemendekan periode tinggal akan dikenakan biaya 1 (satu) malam. Jika kamu membeli promosi harga mengikat (non-refundable), maka total biaya akan tetap dibebankan sesuai dengan reservasi awal, dan tidak dapat diuangkan kebali.

h.  Kedatangan lebih awal dijinkan, namun tidak dapat dijanjikan, dan berdasarkan ketersediaan kamar pada saat tamu check in. Tamu diharapkan menghubungi Hotel terlebih dahulu untuk pengaturan lebih lanjut.

i.  Perpanjangan jam check out sifatnya adalah permintaan, dan pemenuhan permintaan ini disesuaikan dengan ketersediaan kamar. Kamu diharapkan menghubungi Hotel terlebih dahulu untuk pengaturan lebih lanjut.

j.    Tempat tidur tambahan biasanya tersedia di kamar tipe Grand Gallery. Tempat tidur tambahan tersedia dalam jumlah terbatas, dan ada biaya tambahan yang akan dibebankan.Tamu harap menghubungi hotel Untuk pemesanan.

k.    Anak-anak di bawah usia 12 tahun diperkenankan berbagai tempat tidur gratis dengan orang tua (terbatas hanya 1 anak per kamar). Anak-anak usia 4 sampai 12 tahun akan dikenakan tambahan biaya mengambil layanan makanan pagi, biaya adalah 50% dari harga makan pagi regular.

l.    Kamar tamu dapat mengakomodasi maksimum 3 orang. Kamar dengan tarif regular maksimal hanya dapat mengakomodasi 2 orang dewasa. Biaya tambahan akan dikenakan untuk penambahan orang dewasa ketiga.

m. Kamu bertanggung jawab untuk membawa diri dengan berperilaku baik pantas dan tidak melanggar hukum. Hotel berhak meminta tamu atau pengunjung, dengan hormat, untuk meninggalkan Hotel, jika yang bersangkutan menyebabkan gangguan atau keributan yang tidak pantas dan tidak diharapkan.

n.     Tidak diperkenankan membawa binatang peliharaan.

o.     Hotel menerima kartu kredit yang dapat diakomodasi oleh EDC hotel. Biaya akan dibebankan di awal, berdasarkan jenis harga dan aturan pembatalan yang berlaku.

p.  Kartu kredit atau deposit tunai diperlukan pada waktu check in untuk menutup biaya-biaya insidentil dan biaya-biaya pembelanjaan lainnya.

q.     Hotel tidak dapat menerima cek pribadi dan traver’s check sebagai alat pembayaran.

r.     Semua tamu bebas menggunakan fasilitas-fasilitas yang disediakan oleh Hotel (pusat kebugaran, kolam berendam dan kamar uap). Alat-alat usia dibawah 12 tahun wajib untuk didampingi oleh orang dewasa sepanjang waktu.

s.     Tim keamanan Hotel siaga di hotel 24 jam.

t.     Tidak diperkenankan untuk merokok di dalam kamar bebas rokok. Bagi kamu yang ingin merokok di dalam kamar, disarankan untuk mengajukan permintaan kamar yang tidak bebas rokok, untuk permintaan ini sesuai dengan ketersediaan pada waktu check-in, dan tidak dapat dijanjikan ketersediaannya di awal.

u.    Bagi tamu berkewarganegaraan asing, pada saat check-in, wajib untuk menunjukkan paspor yang masih berlaku setidaknya sampai jangka waktu 6 bulan ke depan dari tanggal memasuki Indonesia.

v.   Bebas visa selama maksimum 30 hari dapat diberikan kepadanegara-negara yang telah disetujui oleh pemerintah diantaranya warga dari Brunei Darussalam, Kamboja, chile, Ekuador, Hongkong, Laos,  Macau, Malaysia, Maroko, Myanmar, Peru, Filipina, Singapura Thailand dan Vietnam.

w. Visa on Arrival selama maksimum 30 hari dapat diberikan kepada negara-negara yang telah disetujui oleh pemerintah, di antaranya warga Algeria Argentina Australia Austria Bahrain Belgia Bulgaria Canada China Republik Ceko Denmark Mesir Estonia, Finlandia, Prancis, Jerman, Yunani Hungaria Islandia India Irlandia Italia Jepang Kuwait Selandia Baru Norwegia Oman Panama Polandia Portugal Qatar Romania Russia Saudi Arabia slowakia Slovenia Afrika Selatan Korea Selatan Spanyol Swedia Swiss Suriname Taiwan timor-leste Tunisia Turkey Uni Emirat Arab Inggris dan Amerika Serikat.

x.   Pemegang paspor dari negara-negara yang tidak termasuk bebas visa atau visa on Arrival harus mengajukan permohonan visa di kedutaan atau konsulat Indonesia di negara asal.

y.    Pemegang password San Marino memerlukan visa untuk transit di Indonesia. Pemegang paspor dari negara lain di izinkan untuk transit di bandara Indonesia maksimal selama 8 jam.

Laporan Front Office

Langkah terakhir pada suatu proses pemesanan kamar adalah melengkapi laporan yang berkaitan dengan pemesanan kamar. Dengan adanya laporan laporan tentang reservasi maka Hotel dapat memaksimalkan tingkat penjualan kamar dengan melakukan pengawasan yang akurat tentang room availability (kamar yang tersedia untuk dijual) dan forecasting of potential room sales (ramalan tentang potensial penjualan kamar di masa mendatang). Seluruh departemen yang ada di hotel juga dapat menggunakan laporan-laporan reservasi ini untuk membantu manajemen dalam membuat perencanaan kebutuhan SDM pada waktu tertentu.

Beberapa laporan di bagian reservasi dibuat secara harian dan ada pula dibuat secara mingguan atau bulanan. Tiap-tiap Hotel memiliki jenis-jenis laporan reservasi yang berbeda. Hal ini sangat tergantung pada kebutuhan menajemen. Namun secara umum, jenis-jenis laporan tentang reservasi adalah seperti berikut ini:

1.     Reservation transaction report

Laporan ini berisi tentang ringkasan tentang kegiatan reservasi di hotel yang disusun secara harian. Laporan ini memberikan ringkasan tentang jumlah reservasi yang masuk, perubahan perubahan reservasi dan pembatalan.

2.     Room availability report

Laporan yang memberikan informasi tentang kamar kamar yang tersedia untuk dijual.

3.     Group status report

Laporan tentang tamu-tamu rombongan yang tiba dan berangkat, termasuk informasi tentang jumlah tamu rombongan dan pemesanan kamar rombongan yang menggunakan jaminan atau tidak menggunakan jaminan.

4.     Special Arrival list

Daftar tentang tamu-tamu penting, VIPs, atau tamu-tamu dengan permintaan khusus.

5.     Turn Away report

Laporan tentang jumlah reservasi yang ditolak, hal ini biasanya dilakukan bila Hotel mengalami fully booked.

6.     Three Days Forcase Report

Laporan tentang perkiraan tingkat hunian kamar untuk 3 hari yang akan datang.

7.     Reservation histories

Merupakan statistic dari seluruh proses reservasi, meliputi jumlah tamu, kamar terisi, sumber pemesanan, no-show, overstays, dan understay pada periode tertentu.

Latihan Soal

Istilah “hotel” berasal dari Bahasa Perancis yaitu “hostel” yang memiliki akar kata yang sama dengan “hospital”. Awalnya Hotel hanya memberikan pelayanan kepada para pengunjung dan tidak melayani akomodasi.

Silahkan isi dan jelaskan soal berikut ini !

https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSeGOBn8st5Oi3uNJAm0FWhbj7ooxR66pFAZ8DahoJSqZdqbaA/viewform

Menganalisis kedatangan tamu

Front office merupakan lini depan dari suatu hotel. Pada bagian ini ada beberapa seksi tugas dan tanggung jawab yang berbeda yaitu :

1.Bagian penerima tamu (reception)

2.Bagian pemesanan (reservation)

3.Bagian Operator Telepon (Telephone Operator)

4.Bagian Informasi (information)

5.Bagian pelayanan barang (Uniformed service)

Bagian uniformed service merupakan bagian yang pertama dan paling akhir menghadapi tamu hotel. Sehingga diharapkan dapat memberikan kualitas pelayanan yang baik dan memberikan kesan baik bagi tamu (first impression).

Lowongan Kerja hari ini

Selamat jumpa kembali, pada kesemoatan ini saya akan informasikan beberapa lowongan kerja yang barang kali bermanfaat dan tidak ada salahnya dicoba buat yang belum mendapatkan pekerjaan, selamat mencoba dan semoga berhasil di terima.

Lowongan Kerja

Berikut ini saya informasikan buat yang membutuhkan lowongan kerja khususnya di bidang perhotelan silahkan di coba untuk datang dan melamar ke alamat berikut :

Semoga informasi ini bermanfaat buat yang membutuhkan dan semoga yang melamar dapat diterima dan meniti karir, amin

Ulangan Harian Menganalisis catatan dan laporan front office

Ulangan Harian

Silahkan kalian klik alamat di bawah ini untuk mengikuti ulangan harian kantor depan dengan materi kompetensi dasar dari Menganalisis catatan dan laporan front office

Kerjakanlah soal soal ini dengan teliti baik dan benar
Selamat ulangan!

https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSeGmgJQEwUNzfQ0X5r5_85h61HNcwq63jRhr5ESl0kZ11hjrg/viewform

Menganalisis Catatan dan Laporan Front Office

AKTIVITAS FRONT OFFICE

Materi ini mempelajari mengenai segala hal tentang front office. Materi pada bab ini akan menambah wawasan siswa mengenai cara membuat laporan front office dan catatannya.

Tujuan Pembelajaran

Setelah mempelajari materi ini, siswa diharapkan mampu memahami hal berikut :

1.     Memahami jenis-jenis front office

2.     Memahami catatan dan laporan front office

3.     Membuat laporan dan catatan front office

Front office merupakan bagian dalam struktur kerja hotel yang bertanggung jawab atas proses check-in dan check-out tamu. Dalam melaksanakann fungsi organisasi, front office department (department kantor depan) dipimpin oleh front office manager (FOM).

A.     Menyiapkan Catatan dan Laporan Front Office

Kantor depan atau front office merupakan cerminan dari kualitas hotel secara keseluruhan. Hal ini merupakan kesan pertama yang didapatkan dari tamu yang baru datang. Oleh karena itu, perlu adanya kesiapan, kesigapan dan ketepatan dalam berbagai hal yang diperlukan tamu.

Nama Perusahaan           : edotel SMKN 1 Pacet Nama Laporan                  : Laporan Neraca Percobaan Periode                               : Bulan 2 Tahun 2019 AKTIVA    AKTIVA LANCAR        KAS & BNK 01.1101               KAS                                                     0.00                                     0.00 01.1102               KAS FO                                               0.00                                     0.00 01.1103               BANK BNI                                          0.00                                     0.00 01.1104               BANK BRI                                          0.00                                     0.00 01.1105               CHEQUE (BG)                                    0.00                                     0.00       TOTAL KAS & BANK       PIUTANG                01.1201               TAGIHAN KAMAR                            0.00                                     0.00                01.1202               PIUTANG TRAVEL AGENT              0.00                                     0.00                01.1203               PIUTANG INSTANSI                         0.00                                     0.00                01.1204               CREDIT CARD                                   0.00                                     0.00                01.1205               UANG MUKA PEMBELIAN             0.00                                     0.00                01.1206               PIUTANG LAIN-LAIN                       0.00                                     0.00

 

 Contoh Laporan Front Office

1.     Jenis-jenis formulir front office

Bentuk formulir front office setiap hotel memiliki bentuk yang bermacam-macam, hal ini tidak ada masalah, yang terpenting memiliki fungsi yang sama. Penggunaan formulir tergantung pada kebutuhan masing-masing hotel. Beberapa jenis formulir yang digunakan pada front office adalah sebagai berikut :

a.     Registration Form

Registration form atau registration card merupakan kartu formulir pendaftaran yang digunakan untuk mencatat informasi tentang data diri tamu yang menginap pada saat kedatangan. Bentuk form registasi atau registration card bermacam-macam pada setiap hotel. Beberapa informasi yang terdapat pada registration card atau formulir, anatara lain sebagai berikut :

1)     Arrival date; merupakan tanggal kedatangan menurut catatan reservasi atau tanggal pada saat tamu tiba.

2)     Departure date; merupakan tanggal keberangkatan tamu.

3)     Number of room; merupakan jumlah kamar yang digunakan oleh tamu.

4)     Room type; merupakan jenis kamar yang digunakan oleh tamu.

5)     Daily rate; merupakan tarif harga yang berlaku ketika tamu melakukan check-in.

6)     Family/last/surname; merupakan nama belakang tamu/nama keluarga/marga tamu.

7)     First name; merupakan nama depan tamu.

8)     Advance deposit; merupakan uang muka ketika tamu tiba dan melakukan transaksi check-in.

9)     Folio number; merupakan nomor seri dari kartu registrasi.

10)  Company name; merupakan nama perusahaan. Perusahaan yang dimaksud adalah perusahaan yang menanggung seluruh pembiayaan selama tamu menginap.

11)  Address; merupakan alamat dari tamu. Apabila tamu menginap dengan biaya sendiri maka alamat yang tercantum adalah alamat tamu sendiri, sedangkan apabila tamu menginap dengan biaya perusahaan maka alamat yang tercantum adalah alamat perusahaan.

12)  Date of birth; merupakan tanggal lahir tamu yang menginap, hal ini penting guna memberikan pelayanan yang terbaik, misalnya pada saat tamu ulang tahun, mereka tinggal dihotel maka hotel dapat memberikan kado ulang tahun buat tamu.

13)  Passport/card number; merupakan nomor paspor atau kartu identitas tamu, untuk tamu asing maka sebagai kartu identitasnya menggunakan paspor, sedang tamu domestic, kartu identiasnya menggunakan KTP/SIM.

14)  Nationality; merupakan kebangsaan tamu.

15)  Place and date of issue; merupakan tempat dan tanggal dikeluarkannya kartu identitas milik tamu.

16)  Form of settlement; merupakan jenis pembayaran yang dilakukan oleh tamu. Berdasarkan jenis pembayaran, maka pembayaran dapat dilakukan sebagai berikut :

a)     Cash; merupakan pembayaran yang dilakukan oleh tamu secara tunai.

b)     Credit card; merupakan pembayaran yang dilakukan oleh tamu untuk menulis jenis kartu kredit, nomor seri kartu kredit, tanggal dikeluarkan, dan tanggal berakhirnya kartu kredit.

c)     Voucher; merupakan pembayaran yang dilakukan oleh tamu dengan menggunakan voucher yang dikeluarkan oleh agen perjalanan.

d)     Other; merupakan pembayaran yang dilakukan oleh tamu dimana ada pihak ketiga yang pembayarannya, misalnya menggunakan 

17)   Guest signature; merupakan tanda tangan tamu. Hal ini penting untuk memastikan bahwa tamu telah membaca dengan detil dan telah menandatangani formulir pendaftaran. Tanda tangan tamu adalah catatan vital untuk hotel sebab tanda tangan ini dapat dipergunakan sebagai Salinan untuk pembayaran tamu.

18)  Reception clerk signature; merupakan tanda tangan dari pihak resepsionis atau petugas hotel pada formulir pendaftaran.

19)  Supervisor/FOM verivid; merupakan tanda tangan supervisor atau FOM untuk diferifikasi.

b.     Guest card

Kartu Tamu dikeluarkan oleh penerima tamu untuk diberikan kepada tamu yang menginap sebagai bukti bahwa dia menginap di hotel. Guest card diberikan kepada tamu setelah kartu pendaftaran lengkap terisi. Informasi yang terdapat pada guest card dijelaskan kepada tamu untuk memastikan kembali bahwa pesannya sesuai dengan yang diharapkan tamu.

Informasi yang terdapat pada guest card adalah sebagai berikut :

1)     Name; adalah nama tamu yang menginap

2)     Room number; yakni nomor kamar tamu.

3)     Room rate; yaitu harga kamar tamu per malam

4)     Arrival date; yaitu tanggal kedatangan tamu

5)     Departure date; yaitu tanggal keberangkatan tamu

6)     Signature; yaitu tanda tangan tamu

Kegunaan dari guest card adalah :

1)     Sebagai identitas bagi tamu bahwa nama yang tercantum adalah tamu hotel, sehingga dapat menggunakan fasilitas yang tersedia di hotel.

2)     Jika hotel masih menggunakan kunci kamar konvensional, guest card digunakan untuk mengambil kunci kamar yang dititipkan.

3)     Untuk mengkonfirmasi transaksi pembayaran secara kredit pada kasir outlet yang terdapat di dalam hotel.

c.      Meal Coupon

Meal coupon merupakan kartu yang berfungsi untuk tamu supaya dapat melakukan kegiatan sarapan, namun tergantung jika hotel memberlakukan kebijakan harga kamar termasuk dengan makan pagi atau tidaknya.

d.     Welcome Drink Card.

                                              picture by : Google.com

Kartu minuman selamat datang diberikan bersamaan dengan penyerahan guest card. Saat menyerahkan kartu ini, petugas menyerahkan kartu ini, petugas menjelaskan cara penukaran dan bar, restoran atau café shop yang menyediakan pelayanan ini. Cara penyuguhannya tergantung pada aturan masing-masing hotel. Pada beberapa hotel, wlcome drink ini disajikam pada saat tamu melakukan pengisian kartu pendafaran.

e.     Guest slip

Guest slip merupakan slip yang berisi tentang identitas tamu beserta nomor kamar.

f.       Cash receipt

Cash receipt merupakan buku yang dipakai untuk mencatat semua transaksi yang meliputi penerimaan kas.

g.     Reservation Form

Reservation form merupakan formulir yang berfungsi untuk mencatat data yang dibutuhkan dari tamu terkait penerimaan kamar.

h.     Reservation Slip

Reservation slip merupakan bentuk mini dari reservation form yang selanjutnya akan disimpan pada reservation rack. Untuk memudahkan tamu, reservation slip di bedakan menjadi 4 warna, yaitu :

1)     Warna putih ditujukan untuk tamu biasa.

2)     Warna merah ditujukan untuk tamu VIP.

3)     Warna hijau ditujukan untuk tamu yang pesanannya melalui travel agent.

4)     Warna biru ditujukan untuk tamu yang kedatangannya secara kelompok atau rombongan.

i.       Reservation of Confirmation Letter

Surat konfirmasi pesanan (reservation confirmation letter) bisa berupa formulir cetakan dan ada juga yang diketik pada komputer dan kemudian dicetak untuk kemudian dikirim kepada tamu yang memesan kamar.

j.       Bellboy Errand Card

                     

Bellboy Errand Card merupakan kartu yang digunakan oleh bellboy untuk mencatat segala kegiatan yang berhubungan dengan penanganan barang tamu tiba, pindah kamar atau berangkat. Setelah kartu ini diisi, akan segera diberikan oleh bell captain yang selanjutnya akan dimasukan kedalam bellboy control sheet.

k.      Luggage Tag

                              

Luggage Tag merupakan tanda barang yang diletakkan pada barang bawaan tamu yang datang ke hotel untuk menghadiri tertukarnya barang.

l.       Baggage Claim Check

Baggage claim check merupakan kartu tanda bukti penitipan barang bawaan tamu untuk sementara waktu yang disimpan digudang penitipan barang (luggage store)

m.   Parking Valet Card

Kartu ini terdiri atas dua bagian, sau bagian akan diberikan kepada tamu dan satu bagian lagi digantungkan dikunci mobil tamu. Berfungsi untuk memudahkan pengambilan/pencarian kunci mobil.

n.     Change Room or Rate Form

Form yang digunakan jika tamu menginginkan perpindahan kamar. Keinginan perpindahan kamar biasanya dikarenakan AC kamar sebelumnya kurang dingin, ingin pindah ke tipe kamar yang lebih bagus, dan lain-lainnya. Formulir ini terdiri dari tiga lembar formulir yaitu :

-        Warna putih; diletakkan di arsip/registrasi formulir tamu

-        Warna hijau; diletakkan di pigeon hole department enginerring dan housekeeping.

o.     Sleep Out Form

Formulir ini merupakan jenis formulir yang diberikan kepada tamu yang menginap di hotel, tetapi pada waktu tertentu tidak tinggal di dalam kamarnya, tetapi barang bawaannya tetap berada di kamar. Penanganan yang dilakukan oleh resepsionis adalah sebagai berikut :

-        Menanyakan lamanya sleep out.

-        Menawarkan apakah kamarnya di double lock atau tidak.

-        Melapor kepada atasan.

-        Mengisi formulir sleep out.

p.     Miscellaneous Form

Formulir yang digunakan untuk penukaran mata uang asing (digunakan juga untuk semua pembayaran yang tidak menggunakan nomor bill).

q.     Paid Out Form.

Formulir ini merupakan formulir yang digunakan untuk tamu yang meminjam uang kepada hotel (khusus untuk tamu yang menginap di hotel saja).

r.      Rebate Form

Formulir ini digunakan pada saat terjadinya kesalahan/perubahan dalam tagihan.

s.      Bellboy Control Sheet

Formulir ini merupakan lembar atau fomulir pengawasan yang digunakan oleh bell captain untuk mencatat kegiatan bellboy selama penanganan barang tamu tiba, pindah kamar atau berangkat. Formulir ini diisi berdasarkan data dari bellboy errand card.

t.      Message Form

Formulir ini digunakan untuk mencatat setiap pesan tamu.

u.     Safe Deposit Box Card

Layanan safe deposit box adalah jasa penyewaan kotak penyimpanan harta atau surat-surat berharga yang dirancang secara khusus dari bahan baja dan ditempatkan dalam ruang khasanah yang kokoh, tahan bongkar dan tahan api untuk memberikan rasa aman bagi penggunanya.

v.      Guest History Card

Formulir ini merupakan catatan riwayat tamu hotel yang telah menginap di hotel tersebut dan digunakan untuk keperluan statistic.

w.    Foreign Exchange Form

Formulir ini merupakan suatu formulir yang digunakan apabila tamu menggunakan mata uang asing sebagai alat pembayarannya.

x.      VIP Daily List

Formulir ini merupakan data tamu-tamu khusus VIP (very importance person).

y.      Today Expected Arrival List

Formulir ini merupakan daftar yang menyajikan informasi tentang tamu-tamu yang diharapkan tiba pada hari tertentu. Dengan adanya formulir ini petugas penerima tamu akan mempersiapkan kamar-kamar untuk tamu yang memiliki reservasi dan diharapkan tiba pada hari itu serta nomor-nomor kamar yang dapat dijual untuk tamu tanpa reservasi (walk in guest).

z.      Arrival List

Arrival list merupakan daftar tamu.

aa.  Guest in House List

Guest in house list merupakan daftar sejenis akomodasi, baik milik perorangan maupun perusahaan yang diperuntukkan untuk tamu yang akan menginap, dan biasanya memiliki seorang penjaga rumah khusus untuk tamu tersebut.

bb.  Departure List

Departure list merupakan daftar keberangkatan tamu.

cc.   No Show List

No Show List merupakan tamu yang sudah melakukan pemesanan kamar/reservasi, tetapi tidak datang pada waktu yang telah ditentukan.

dd.  Cencellation List

Cencellation List merupakan daftar pembatalan reservasi bisa disebabkan karena adanya perubahan jadwal.

ee.  Group Rooming List

Group Rooming List merupakan daftar jumlah kamar yang akan digunakan oleh suatu grup yang akan nginap di suatu hotel.

ff.     Courtesy Call List

Courtesy Call List merupakan suatu cara dalam berkomunikasi melalui media telepon yang dilakukan dengan tata cara yang benar dan tepat (appropriate manner).

gg.  Onward Reservation Form (for hotel chain)

Onward Reservation Form merupakan formulir pemesanan kamar.

hh.  Incognito/full Incognito Forms

Incognito adalah tamu yang menginap di hotel yang keberadaannya ingin dirahasiakan, hal ini merupakan keinginan dari tamu itu sendiri.

ii.      Fruit/Flower Requisition Form

Fruit/Flower Requisition Form merupakan formulir reques atau keinginan tamu akan permintaan tamu akan permintaan bunga atau buah-buahan untuk ditempatkan dikamarnya. Hal ini berarti housekeeper harus segera menyiapkan rangkaian buah dan bunga di kamar tamu penting sebelum tamu tiba di kamarnya.

jj.     Guest Birthday Form

Guest Birthday Form merupakan salah satu fasilitas hotel apabila tamu ingin merayakan ulang tahun di hotel.

kk.   Towel Form (for swimming fool)

Towel form merupakan fasilitas hotel untuk meminta handuk pada saat tamu ingin berenang.

ll.      Taxi Card

                     Taxi card merupakan kartu yang dapat digunakan untuk menggunakan transportasi      
                     umum yaitu taksi.